Zettel mit Zusatzbedingungen zur Unterschrift erhalten beispielsweise Autorinnen für das Online-Textangebot des WDR. Weil der WDR nicht primär ein Textehersteller war, werden in den Standard-Urheberverträgen aus WDR-Sich zu wenige Nutzungsrechte für Online-Texte an ihn übertragen.
Wenn die Freie Mitarbeiterin und die Redaktion wesentliche andere oder zusätzliche Absprachen für einen Auftrag treffen wollen, dann muss der Vertrag vorab ausgefertigt werden. Auch wenn so manche WDR-Abteilung es sich abgewöhnt hat: Das geht!

Abmachungen vorher festklopfen

Bei einem Fernseh- oder Radiofeature mit mehrmonatigem Vorlauf geht es sowieso. Dabei können dann auch Abschlagszahlungen vereinbart werden, damit die Mitarbeiterin nicht zu sehr in Vorleistung treten muss. Manchmal geht es auch gar nicht um Kleinkram, sondern oft ums große Ganze. Es hat schon Fälle gegeben, bei denen eine Mitarbeiterin ohne schriftliche Absprache bis nach Afrika gefahren ist, um ein Radiofeature aufzunehmen – in der Annahme, sie habe einen festen Auftrag. Als sie zurückkam, sollte das plötzlich nicht so gewesen sein. Denn die Geschichte stellte sich als anders heraus als geplant – der große Transformator, der an seinen Bestimmungsort begleitet werden sollte, blieb im Hafen stehen – und die zuständige Redakteurin betrachtete damit den Auftrag als hinfällig. Eine teure Angelegenheit, zumindest ein handfester Konflikt.
Doch ob vorher oder nachher abgeschlossen, es werden im schriftlichen Vertrag (bzw. auf einem Zusatzblatt) weiterhin nur die Allgemeinen Absprachen stehen. Wie aber lässt sich vermeiden, dass sich am Ende die Beteiligten uneins sind über das, was vereinbart wurde? Und wie lassen sich verbindliche Verabredungen mit den WDR-Abteilungen treffen, wenn es zum Abschluss von Verträgen nur eine Handvoll Unterschriftsberechtigter im Sender gibt?

Mündliche Abmachungen fest klopfen

Die ersten beiden Möglichkeiten sieht der Urhebertarifvertrag vor.

Der WDR verpflichtet sich, mündliche Vereinbarungen „unverzüglich” schriftlich zu bestätigen. Damit dies auch passiert, hat sich der WDR tarifvertraglich verpflichtet, sicherzustellen, dass die Redaktionen (und die anderen Abteilungen, die Freie Mitarbeiterinnen beschäftigen) mündliche Absprachen binnen einer Woche schriftlich an die Abteilung „Vertragsmanagement Honorare“ geben. Es mag Ausnahmen geben, aber ich kann nicht erkennen, dass das irgendwo in aktuell arbeitenden Redaktionen wirklich häufig oder gar routinemäßig eingehalten würde.

Auch die Freie Mitarbeiterin kann der Abteilung „Vertragsmanagement Honorare“ mündliche Abmachungen schriftlich mitteilen.

Tipp: Die Auftragsbestätigung

Es würde wohl unnötig viel Bürokratie in Bewegung setzen, wenn letzteres tatsächlich flächendeckend passierte. Aber wenn eine WDR-Abteilung unter Freien Mitarbeiterinnen dafür bekannt wird, dass sie allzu nonchalant mit einmal getroffenen mündlichen Abmachungen umgeht, sollten sich die Betroffenen dazu verabreden, für jede Vereinbarung eine Mitteilung an „Vertragsmanagement Honorare“ zu senden. Oder den – seit Juli 2011 auch für Freie Mitarbeiterinnen zuständigen – Personalrat davon zu informieren, dass hier etwas systematisch schief läuft. Der Personalrat könnte beim WDR dann auf Abhilfe dringen.
Die dritte Möglichkeit ist im allgemeinen Geschäftsleben üblich, einfacher und schneller zu handhaben.

Uneinigkeit wird am ehesten vermieden, wenn Auftraggeberin und Auftragnehmerin für jeden Zeitabschnitt der Zusammenarbeit eindeutige Abmachungen treffen. Das läuft natürlich in den meisten Fällen erst einmal mündlich. Wenn dann alles besprochen ist, lohnt sich eine schriftliche Auftragsbestätigung. Die gibt der Auftraggeberin Gelegenheit, Punkte zu monieren, bei denen sie anderer Auffassung über die Abmachungen ist. Und sie gibt beiden Seiten mehr Sicherheit.

Wichtige Punkte, die eine Auftragsbestätigung enthalten sollte, sind:

• eine Beschreibung des Produkts/der Leistung, die geliefert werden soll,
• – der Umfang der Arbeit,
• Produktions- und Lieferdaten,
• die vereinbarte Vergütung bzw. die Position des Honorarrahmens, nach der bezahlt werden soll.

All das kann in einer freundlichen und kollegialen Mail formuliert werden, zum Beispiel:
“Liebe Kolleginnen,
um sicher zu sein, dass wir uns vorhin am Telefon ganz richtig verstanden haben, habe ich unsere Vereinbarungen einmal kurz aufgeschrieben. Ich fahre also am kommenden Donnerstagabend zur Kaninchenzüchtermesse nach Bottrop, sammle dort Freitag früh Eindrücke und besorge zwei originelle Gesprächspartner, mit denen ich für Euch über den Einfluss der Kaninchenzucht auf ihr Familienleben sprechen werde, und zwar bei einer Liveschalte um ungefähr 11.10 Uhr am Freitag. Erreichbar bin ich für aktuelle Absprachen unter der Handynummer 0160/1234567 . Für die Technik sorgt Euer Reportagewagen am Ort, bei dem ich mich um 10.30 Uhr melden werde. Weil ich schon am Abend vorher anreisen muss und weil ich eine in langjähriger Recherche qualifizierte Kaninchenzuchtexpertin bin, stockt Ihr das übliche Honorar um 100 Euro auf.”

Am besten endet die Mail noch mit dem Satz: „Bitte bestätigt mir kurz, dass ich ich alles richtig verstanden habe.”

Wenn es dann doch Streit über den Auftrag geben sollte (etwa weil die Senderedakteurin selbst Kaninchenzüchterin ist und das Thema “Auswirkungen aufs Familienleben” an dieser Stelle völlig deplaziert findet), dann schafft das Bestätigungsschreiben Klarheit über die Diskussionsgrundlagen. Die ursprüngliche Absprache ist darin gut dokumentiert – bei Änderungswünschen hätte sich die Redaktion rechtzeitig melden können. Und so eine Auftragsbestätigung hat auch für die Auftraggeberin Vorteile: Sie vermindert den Aufwand für interne Absprachen. Die Planungsredakteurin legt der Senderedakteurin einen Ausdruck in die Ablage oder speist die Informationen ins Redaktionssystem ein.

Redaktionssystem als Auftragsbestätigung?

Die Crux bei Absprachen ist später aber, dass sie bewiesen werden können. In einer bestimmten WDR-Redaktion gilt es intern als Bestätigung dafür, dass ein Auftrag vergeben ist, wenn das Thema in Verbindung mit der Autorin im Redaktionssystem OpenMedia als Datensatz angelegt wurde. Es gab aber angeblich schon Fälle, in denen dieser Datensatz später einfach wieder gelöscht wurde – und dann erhielt eine andere Kollegin den Auftrag. Ihr solltet also darauf achten, dass ihr selbst etwas in der Hand habt, und sei es eine Bestätigung per Mail.

Kleine Fragezeichen

Streng genommen hat eine Auftragsbestätigung nur bei Vollkaufleuten uneingeschränkte Gültigkeit; und in diese rechtliche Kategorie fällt keiner der Berufe, die bei Freien Mitarbeiterinnen des WDR eine Rolle spielen. Bei Vollkaufleuten gilt eine Auftragsbestätigung sogar schon dann, wenn die Geschäftspartnerin sie erhalten und nicht widersprochen hat.
Dennoch habe ich als Nicht-Vollkaufmann ein Gerichtsverfahren um eine Art von Auftragsbestätigung schon gegen den Handelsblatt-Verlag gewonnen. Die Redaktion hatte einen Artikel auf ein Viertel gekürzt – und das zugesagte Honorar gleich mit. Nun hatte ich aber auf dem Manuskript die vereinbarte Honorarhöhe vermerkt, und das nahm das Amtsgericht Düsseldorf dann auch als Beweis für die gültige Vereinbarung an.

Wenn der WDR disponiert

Bei größeren Hörfunkproduktionen und in der gesamten Fernsehproduktion muss oft noch mehr dokumentiert werden – wann sich wer mit wem wo trifft, um was mit welcher Ausrüstung zu machen. Dafür sorgen dann in der Regel Aufnahmeleiterinnen. Ihre Dispositionszettel (“Dispos”) sind wichtige Unterlagen für die tägliche Arbeit, deren Richtigkeit sofort bei Erhalt geprüft werden sollte. Und die Aufnahmeleitungen sollten rechtzeitig darüber informiert werden, wann die an der Produktion beteiligte Freie Mitarbeiterin für Dreh, Schnitt usw. zur Verfügung steht und wann die Produktionstermine unumgänglich sind. Leider prägen Sparbemühungen die tägliche Arbeit erheblich. In vielen Fällen hat sich zudem eingeschliffen, was hier nur leicht überzeichnet wird:

• Produktionstermine werden ausschließlich und ausnahmslos nur dann angesetzt, wenn der Sender Kapazitäten dafür hat. Also wird in den betreffenden Abteilungen z. B. ein notwendiger Wochenenddreh nicht zugelassen, wenn dafür kein WDR-eigenes TV-Team vorhanden ist. Wer sich schon mal gewundert hat, dass so wenig Wochenende im regionalen Montagsprogramm vorkommt: Am Wochenende dreht der WDR mit den eigenen Teams Sportereignisse, und am Sonntag würden für die Angestellten Zuschläge fällig – die beim Sport anscheinend einkalkuliert sind, bei den anderen Redaktionen hingegen nicht.
• Der Empfang von Infos über Produktionsnotwendigkeiten wird von der WDR-Abteilung nicht quittiert und nicht kommentiert – die Freie Mitarbeiterin weiß nicht, woran sie ist.
• Hingegen wird eine Freie Mitarbeiterin dafür verantwortlich gemacht, Infos zur Kenntnis zu nehmen, wann immer sie angemailt wird. Erscheint sie nicht zum angegebenen Zeitpunkt am TV-Schnittplatz, ist das ihr Problem.
• Die Entscheidung, ob und wie eine Produktion stattfindet, wird erst im letztmöglichen Moment getroffen, um die WDR-Kapazitäten optimal auszunutzen. Dass die beteiligten Freien Mitarbeiterinnen dafür immer verfügbar sind, davon gehen die beteiligten Angestellten aus. Und je mehr die Freien Mitarbeiterinnen sich darauf einlassen, nur für eine Abteilung zu arbeiten und nicht einmal außerhalb des Senders weitere Auftraggeberinnen zu akquirieren, desto häufiger trifft das auch zu.

Wenn schon abgesprochene Dreh- oder Schnitttermine verschoben werden – zum Beispiel, weil die Redaktion kein zusätzliches Personal anmieten möchte – lastet der gesamte Mehraufwand für die Absage und das Neuorganisieren des Termins auf der Freien Mitarbeiterin.