Für die Erstattung von Reisekosten gilt bei Freien Mitarbeiterinnen die Aufwendungserstattungsrichtlinie (AER) aus dem Jahre 1978, in der noch DM-Beträge, Sonderregelungen für Berlin-Fahrten und Zuschläge für eine Bahnreise mit dem TEE zu lesen sind. Für die Jüngeren: Der Trans Europ Express war ein bordeauxroter Diesel-Schnellzug, in dem man ausschließlich erster Klasse durch ganz Europa unterwegs sein konnte.

Die AER gilt weiter

Warum gilt die Uralt-Richtlinie noch, unverändert? Der WDR will gerne die eine oder andere Regelung in der Richtlinie „harmonisieren”, was in mindestens einem Punkt eine Verschlechterung für Freie Mitarbeiterinnen bringen könnte: Bei den „Fahrten zum Dienstort“ haben Angestellte eine erheblich ungünstigere Regelung als Freie Mitarbeiterinnen. Sie erhalten dafür in der Regel keine Erstattung, während die Anreise für die Freien Mitarbeiterinnen eine Dienstreise ist. So will der WDR es auch für die Freien. Aber die Freien haben keinen Dienstort. Das würde auch der Dienstanweisung des Intendanten widersprechen, oder?

Mit einer Änderung der AER müssten sich die Gewerkschaften einverstanden erklären (nach Protokollnotiz zu Ziffer 11 des Produktionsdauer-Tarifvertrags) – das tun sie aber bisher nicht – nicht zu diesen Bedingungen. Bis eine Einigung gefunden ist, bleibt es bei der alten Fassung. Noch 2011 bat mich die entsprechende Abteilung gebeten, doch mit dem Druck des WDR-Dschungelbuch, 2. Auflage, zu warten, weil die AER ja “bald reformiert” würden. Es kam anders.

In der Praxis sind die DM-Beträge in der Richtlinie natürlich längst Euro-Beträgen gewichen, die laufend aktualisiert werden – wenn auch außerhalb der Richtlinie, die dafür eine Öffnungsklausel hat.

Reiseantrag stellen!

Auch wenn gar nicht so hohe Reisekosten anfallen: Allein schon, um auf den Reisen versichert zu sein, sollte beweisbar sein, dass die Betroffene für den WDR unterwegs war – am einfachsten geht das mit einem genehmigten Reiseantrag.

Grundsätze der Reisekosten-Erstattungen

Erstattung gibt’s nur, wenn vorher rechtzeitig ein Reiseantrag gestellt und genehmigt wurde. In eiligen Fällen machen das beauftragenden Abteilungen stellvertretend für die Freie Mitarbeiterin.
Wenn es nicht anders ging, kann der Reiseantrag auch nachträglich genehmigt werden – zusammen mit dem Antrag auf Reisekostenerstattung und einer Begründung.

Anspruch oder nicht?

Menschen mit Mitwirkendenverträgen (rosa Verträge) haben nach dem Produktionsdauer-Tarifvertrag Anspruch auf Reisekostenerstattung.
Menschen mit Urheberverträgen (blaue Verträge) haben dann Anspruch auf Reisekostenerstattung, wenn der Antrag genehmigt wurde.
Bahnfahrten werden laut AER bis zu den Kosten für die erste Klasse erstattet.

Die Kosten für Fahrkarten von außerhalb der jeweiligen Stadt zum WDR und zu den Studios des Senders werden erstattet. Bei Fahrten mit dem eigenen Wagen gilt das nicht. Für die Studioreisen gibt es kein Tagegeld (für „Verpflegungsmehraufwand”).

Das eigene Auto, Taxis, Mietwagen (alle „nicht regelmäßig verkehrenden Verkehrsmittel”) dürfen nur benutzt werden, wenn dafür ein triftiger Grund besteht – und es gilt ein „strenger Maßstab”.

KWE oder GWE

Achtung, hier wird die Sprache insiderisch:
Wenn das eigene Fahrzeug benutzt wird und dies nicht als „dienstlich notwendig” genehmigt ist, dann gibt es nur die „kleine Wegstreckenentschädigung” (KWE), die ab dem 31. Kilometer geringer ausfällt als die „große Wegstreckenentschädigung”. Es wird in diesen Fällen höchstens so viel erstattet, wie die Bahn- und Busfahrten gekostet hätten. Die große Wegstreckenentschädigung (GWE), bei der die Kilometerpauschale bis zum letzten Kilometer gleich bleibt, gibt es in den restlichen Fällen (laut internem Schreiben des damaligen WDR-Verwaltungsdirektors Seidel).

KWE und GWE stehen zur Kennzeichnung des Unterschieds auf dem Formular der Fahrtkostenabrechnung. 

Frist für Einreichung der Abrechnung

Die Reiseabrechnung kann bis zu 12 Monate nach Ende der Reise eingereicht werden, in besonderen Fällen auch noch später. Dies führt ab und zu mal zu – naja, Missverständnissen. Denn auf dem Antragsformular stehen drei Monate – und manche beim WDR sehen das als Ausschlussfrist. Natürlich solltet Ihr nicht länger mit der Abrechnung warten. Wenn es Euch aber passiert, beruft Euch auf den Text der AER. Das muss akzeptiert werden.

Abrechnung nachrechnen

Für die Reiseabrechnungen bedient sich der WDR eines externen Dienstleisters (2019, und seit längerem: ADB). Die Abrechnung kann mit einem Online-Tool im Intranet erstellt werden oder auf Formular. Freie Kolleginnen empfehlen dringend, die schließlich erstellte Abrechnung nachzuprüfen. Denn es kann zu Fehlberechnungen kommen. Wenn ihr bei dem Dienstleister anruft, wird korrigiert.

Backup der Abrechnung empfohlen

Es hat schon mehrmals Beschwerden von Freien Mitarbeiterinnen gegeben, deren Hotelbelege bei der Bearbeitung ihrer Abrechnung verloren gegangen sind – und dann auch zunächst nicht erstattet wurden. Es empfiehlt sich also ein Backup. Macht einen Scan oder Fotos von Euren Belegen.  

Keine Reisekostenerstattung?

Zunehmend weigern sich Redaktionen angesichts knapper Etats, Reisekosten zu erstatten. Bei Leuten mit Werkvertrag können sie das sogar. Rechnet nach, ob sich die Jobs für euch noch lohnen. Einen Hörfunkbericht für 200 Euro zu machen und für die Interviews quer durch NRW zu fahren – das ist eigentlich sowieso schon unwirtschaftlich, wird es ohne Reisekostenerstattung aber erst Recht. Macht bei der Honorierung höheren Aufwand geltend. Der Honorarrahmen bietet die Möglichkeit dazu. Aber stellt euch darauf ein: Bei Berichten mit „W”-Verträgen wird das der WDR überhaupt nicht mögen, weil dann auch auf den erhöhten Aufwand Wiederholungsvergütungen fällig sind.

Benutzung des Autos

Ob es einen „triftigen” Grund gibt, das eigene Auto zu benutzen, das sehen die WDR-Abteilungen oft ganz anders als die Freien Mitarbeiterinnen. So erscheint es manchen WDR-Beschäftigten egal, ob die Freie innerhalb von NRW zwei, drei Stündchen länger als mit dem Auto unterwegs ist, wenn sie S-Bahn und Bus nehmen muss. Denn der Zeitaufwand geht ja auf ihre Kosten. Die Richtlinien für Freie schweigen sich über genaue Kriterien aus.

In der Reisekostenordnung für die Angestellten (zu finden in der WDR-Vorschriftensammlung im Intranet) werden als triftige Gründe „insbesondere” genannt: „die Mitnahme von Personen und/oder Gepäck, erhebliche Zeitersparnis, schwer erreichbare Lage des Zielorts”. All das ist auslegungsfähig. Für Gepäckmitnahme z. B. soll sich nach Aussage von Beteiligten eingeschliffen haben, dass alles, was eine zweite Hand zum Tragen benötigt, ein Auto rechtfertigt.

Die Pauschalen

Die Tagessätze und Kilometerpauschalen werden jeweils angepasst, wenn die steuerlichen Voraussetzungen sich ändern. Faustregel: Der WDR zahlt genau so viel, wie pauschal von der Steuer abgesetzt werden kann. Damit können die Freien die Reisekosten als durchlaufende Posten behandeln, die ihre Umsatzsteuerlast nicht erhöhen – falls sie umsatzsteuerpflichtig sind. (zu diesem Absatz habe ich mir eine Aktualisierungserfordernis notiert, aber die dazu gehörenden neuen Fakten finde ich leider nicht CHECK)

Originalbelege einreichen

Dazu ist es wichtig, dass die Originalbelege zum WDR wandern. Das will der Sender aber sowieso. Zum Beleg der Zahlungsflüsse aber auf jeden Fall Kopien machen, auch für eine mögliche Steuerprüfung! Falls die Originalbelege aus irgendeinem Grund benötigt werden, gibt die Reisekostenstelle sie aber auch an die Mitarbeiterin zurück, mit einem Stempel für die Steuersachbearbeitung versehen, dass die Kosten vom WDR erstattet wurden.

Für die weiteren Details der Reisekostenfragen schaut bitte selbst in die aktuelle Version der „Aufwendungserstattungsrichtlinie”.

Bahncard-Kosten

Auch die Kosten einer Bahncard erstattet der WDR den Freien Mitarbeiterinnen, wenn diese für WDR-Reisen eingesetzt wird. Die ersten 50 Prozent ihrer Anschaffungskosten können sich die Freien gleich nach dem Kauf erstatten lassen. Prozedur: Den halben Kaufpreis der Bahncard in einem Reiseabrechnungsformular auflisten und dem Antrag eine Kopie der Karte und des Zahlungsnachweises beilegen. Ein Nachweis über dem WDR eingesparte Fahrtkosten wird dabei nicht verlangt.

100 Prozent des Bahncardpreises (bzw. die restlichen 50 Prozent) werden nur dann erstattet, wenn die Bahncard (nachdem sie nicht mehr gültig ist) im Original mitgeschickt wird und mindestens so viel an WDR-Reisekosten eingespart wurde. Die Menschen, die bei dem Dienstleister ADP die WDR-Reisekosten bearbeiten, benötigen für den Erstattungsantrag keine Auflistung der per Bahncard verbilligten Reisen. Diese Angaben finden sie selbst in ihrer Datenbank.
Eine Kopie des Kontoauszugs genügt als Zahlungsnachweis.

Menschen, die die Bahncard online bezogen haben, bekommen auf Anforderung von der Bahn auch eine Rechnung per Post zugeschickt. Dazu schreiben sie eine Mail an bc-team@bahncard-service.de.

Für Leute, die sehr häufig und weit mit der Bahn reisen, lohnt sich womöglich eine Bahncard 100 für 4,395 Euro (Preis im April 2019), mit der sie bundesweit kostenlos fahren. Mit einer nennenswerten Beteiligung des WDR am Anschaffungspreis können sie aber nicht rechnen – selbst wenn der Sender von der Benutzung profitiert. Der WDR erstattet für jeden Dienstreisetag pauschal lediglich 1/365 des Bahncard 100-Preises, also 12,04 Euro, egal wie weit die Reise ging.

Reisekostenerstattung pauschal

Für manche Redaktionen und manche Aufträge ist es einfacher und flexibler, die gesamten Reisekosten pauschal zu erstatten, beispielsweise bei Reisen für ein Hörfunk-Feature ins Ausland. Dann wird die Mitarbeiterin um einen Voranschlag gebeten, der alle Kosten enthalten sollte. Leider werden dann selten oder nie 100 Prozent der kalkulierten Kosten erstattet.

Andererseits verbleiben gegenüber der Vorab-Kalkulation eingesparte Ausgaben bei der Mitarbeiterin, wenn sie z.B. in einfachen Unterkünften übernachtet.